Совершенство финансового учета. Без «фиников»

Тотальная автоматизация финансового блока предприятия: от автоматического импорта, распознавания и разнесения платежей из клиент-банка до автоматического формирования отчета о прибылях и убытках и баланса. Бюджетный процесс, казначейства, etc — все внутри единой системы управления бизнесом. Девочки-платежницы, контролеры бюджета, и прочие финансовые менеджеры более не нужны.

Достоверность данных

Контроль правила двойной записи в платформе Ultimate Solid осуществляется на уровне ядра. Даже программист не в состоянии нарушить или обойти это правило.

Посему в недрах Ultimate Solid дебет всегда бьется с кредитом, неважно, сколько миллионов документов вы проводите ежемесячно.

В решениях некоторых коллег по рынку, когда объем транзакций превышает определенный уровень, контроль правила двойной записи сознательно отключается, в противном случае скорость работы падает до состояния нестояния. Результат в плане качества учета (и неразрывно связанном с ним объеме воровства) немного предсказуем.

С решениями Ultimate такой проблемы не существует, проверено на 4000 пользователей в реальной жизни и на 18 000 на стендовом тестировании.

Модульность

Традиционно в ERP-системах "модульность" реализована следующим образом. Есть «Товарный модуль», «Финансовый модуль», «CRM», «WMS» и так далее (в постсовковых системах это что-то типа «АРМ кладовщика», «АРМ руководителя» и далее по списку).

Эффект такого подхода к системной архитектуре примерно следующий: финансисты могут запросто изменить суммовые остатки складов БЕЗ РЕАЛЬНОГО ДВИЖЕНИЯ ТОВАРА. То есть ни приходов, ни расходов, ни любых других товарных операций не было, а сумма склада волшебным образом изменилась.

Результат в плане качества и… да-да, тот самый.

В решениях Ultimate подобные чудеса невозможны по определению. Вся система учета построена вокруг концепции интегрированных и согласованных данных, что контролируется ядром платформы, и изменения состояний учетных регистров (счетов — в бухгалтерской транскрипции) могут порождаться исключительно документами движений реальных ценностей — товаров либо денег.

Формы управленческой отчетности строятся одной кнопкой

В любой момент вы можете получить баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств, нажав соответствующую кнопулю на компьютере (как вариант — совершив эпохальный тычок в iPad). Эти отчеты при желании можно построить с детализацией вплоть до конкретного документа (кассового, банковского, продажи — любого). А у документа при желании можно посмотреть всю историю его изменений. Мгновенно можно получить ответ на вопрос, почему в сводной отчетности для акционеров именно такие цифры. Для построения отчетности система в считанные секунды обрабатывает сотни тысяч документов.

Внесение изменений в отчетность возможно только внесением корректировки в документ реальной хозяйственной операции. И только в открытом периоде. Такое изменение сразу отражается на показателях смежных отделов, что ведет к многократной выверке данных с разных углов зрения. В итоге отчетность на 100% отражает реальное положение дел в компании.

Для компаний, работающих с большими и сверхбольшими базами данных, в e-Trade существует опция вынесения службы расчета отчетов (занимающаяся постобработкой выборки с СУБД), на отдельный сервер (-а) для распределения нагрузки и масштабируемости. Данные при этом могут считываться с резервного standby-сервера, освобождая таким образом основной сервер БД для проведения real-time транзакций.

Кстати, сколько времени в вашей компании занимает процесс подготовки хотя бы просто ежемесячной отчетности — после закрытия месяца? В пределах недели — уже выдающийся результат. А реально, если честно, то минимум две, а то и к концу только следующего месяца акционерам становится известно, что же наработали в предыдущем.

Мобильное приложение Ultimate MobileView
Параметры отчета по реализации

Аналитические инструменты системы позволяют сразу получать нужные данные (закупки, склад, транспортная логистика, продажи, финансы, гарантия) без промежуточной агрегации (XLS-файлы, тысячи их) и ручного переколбашивания обработки в MS Excel (ох уж эти пивоты!). Штат "аналитиков" (девочек-волшебниц экселя) просто не нужен. Вы получаете данные сразу и в том виде, в котором они вам нужны.

 
Отчет по реализации на iPad
Поиск в отчете по реализации

Поскольку управленческий баланс рассчитывается непосредственно в e-Trade (являясь, по сути, одним из видов отчетов), само собой разумеется, что в системе ведется учет ВСЕХ хозяйственных операций и активов предприятия, в том числе НМА и основных средств.

 

Казначейство

В решениях Ultimate вы получите отлаженный процесс оплат с минимальными потерями времени сотрудников. Все заявки на оплату автоматически находят своих подписантов, определенных матрицей согласования документов. У вас поменялся финансист или директор филиала? — пара кликов в кадровом разделе, и заявки на согласование платежа приходят уже новому сотруднику. "Ни одного разрыва" в операционной деятельности. Причем в результате действий кадровиков новому сотруднику автоматически назначаются права в системе, соответствующие его должности, а у старого отнимаются (или меняются в случае перевода на другую должность).

Настройка правил согласования платежей

Естественно здесь речь идет не только о заявках на оплату, но и о любом документе системы (договоре, платежной ведомости сотрудникам, заявке на набор персонала, бюджете и прочее).

Платежный календарь у вас, вероятно, составляют девочки из бухгалтерии в Excel? В случае внедрения Ultimate этим девочкам можно посочувствовать — система заточена на всемерное сокращение народонаселения компаний как раз за счет подобного планктона. В Ultimate платежный календарь строится автоматически на основании текущих остатков по кассе и расчетным счетам, плана закупочных и операционных платежей (в плане учитываются и регулярные выплаты типа заработной платы), а так же прогноза поступления денежных средств. Казначей либо утверждает предлагаемый системой план платежей (что происходит в большинстве случаев), либо вносит в него коррективы. Классическая работа по отклонениям.

Отчет о движении денежных средств

Важнейший отчет для компании. Для грамотного управления финансами предприятия в системе есть как прогнозный ДДС, так и фактический, а так же план/факт.

Прогнозный ДДС строится на основании планов продаж, закупок с учетом средней отсрочки платежа контрагентам, бюджета операционных платежей, бюджетов инвестиций и заимствований. Например, при заведении в системе лизингового договора, платежи по нему начинают автоматически отображаться в прогнозном ДДС.

Фактический ДДС может детализироваться до каждого офиса предприятия. Для этого:

  • Все поступления на расчетные счета по инкассации разносятся по кассовым документам. Система знает, к какой точке продаж относится поступление денег на расчетный счет.

     

  • Все безакцептные списания комиссий или процентов по кредитам со счета автоматом разносятся по точкам продаж и статьям движения денежных средств.

     

  • Если поступают деньги по потребительским кредитам, то при импорте банковской выписки система автоматически ищет соответствующий документ продажи и привязывает денежное поступление к точке продаж. Дополнительно есть возможность закачивать детализации банков потребительского кредитования.

     

Если с банками есть договоренность о финансовых ковенантах, финансовый директор за секунды может проверить, на сколько эти ковенанты выполняются.

Анализ продаж

Помимо классического отчета по продажам, который показывает выручку, прибыль, себестоимость в разрезе точек продаж (городов, регионов) и товаров (товарных категорий, брендов), система предоставляет:

 

  • Отчет по продажам с распределенными косвенными затратами. Сумма статьи затрат может быть распределена пропорционально продажам или пропорционально занимаемому месту на складе. В итоге вы понимаете, на каких группах товаров вы реально зарабатываете.

     

  • Отчет по продажам с распределенными затратами по гарантийным обязательствам. Если клиент возвращает товар по гарантии и этот товар поступает обратно в продажу с уценкой, то разница между старой и новой ценой отражается на затратах того офиса продаж, который изначально продал товар.

     

  • Отчет по продажам с разбивкой по способам оплаты. Анализ структуры выручки: сколько было оплат наличными, банковскими картами, по безналичному расчету, с бонусного баланса, через потребительские кредиты. Отдельно стоит упомянуть учет подарков и скидок по маркетинговым акциям вендоров. Если в рамках акции вы предоставляете скидку, допустим, 50% на товар за счет вендора, то выручка от реализации фиксируется без скидки, а долг за 50% товара отражается на вендоре.

     

Бюджетирование

Бюджетирование — обычно больная тема для отечественных предприятий. Как минимум, чрезвычайно бюрократизированный и в силу растянутости по времени малоосмысленный процесс с точки зрения операционной применимости. В массе случаев бюджет принимается задним числом — так же как и планы в совковую эпоху. В общем, бюджет ради наличия бюджета, без бюджета то вроде как некруто получается.

А вот как бюджетный процесс реализован у нас.

При составлении общего бюджета затрат предприятия бюджет ФОТ автоматически рассчитывается на основе формульных данных из кадровой структуры и планируемого изменения штата.

Прочие затраты по подразделению планируются руководителем подразделения — по перечню своих статей затрат. Бюджетный процесс строится на принципе «снизу-вверх». Планирование бюджетов затрат начинается с самых мелких структурных единиц, бюджет следующего более крупного подразделения складывается из сводных бюджетов подчиненных отделов плюс свои статьи затрат. И так до самого верха.

После формирования первой версии бюджета начинается процесс утверждения. Маршрут утверждения бюджета напрямую связан с матрицей подчинения, с помощью которой определяется последовательность руководителей, утверждающих бюджет.

При использовании матричной оргструктуры утверждение бюджета происходит в двух измерениях: вначале директорами филиалов утверждаются бюджеты своих филиалов, затем происходит функциональное согласование: например, директор по логистике утверждает сводный бюджет всех складов и отделов логистики всех филиалов, или директор по продажам — сводный бюджет по всем отделам продаж всех филиалов и т. д.

В итоге высший исполнительный орган компании утверждает бюджет затрат предприятия.

Задачей информационной системы в данном случае является:

  1. Минимизировать трудоемкость составления бюджета — система может сама подготовить первую версию на основании статистики и планируемых изменений в штате — руководителю требуется внести минимум ручных корректировок.

  2. Сделать процесс согласования бюджета предельно прозрачным и БЫСТРЫМ. Всегда четко видно, на каком руководителе "зависло" согласование.

У руководителя любого уровня, включенных в бюджетный процесс, есть возможность отказать в утверждении, вручную исправив численные параметры по интересующим статьям затрат. Сводный бюджет этого уровня иерархии уезжает на декомпозицию по корпоративному дереву в противоположном направлении «сверху-вниз».

В итоге, когда сводный бюджет затрат компании утвержден, включается механизм контроля. Ни одна заявка на оплату не сможет быть сформирована, если по соответствующей статье бюджета возникло превышение. В этом случае необходимо будет согласовывать документ корректировки бюджета. Геморройно? Да. Но только так можно приучить ваших руководителей ответственно относиться к планированию ресурсов вашей компании.

Впрочем, по желанию клиента контроль может быть нежестким — при превышении лимита система дает проводить документы, но генерирует заданные бизнес-логикой перечень алертов SMS/e-mail.

Отдельно система позволяет вести учет по проектам компании. Например, открытие новых магазинов. Для проекта задается бюджет, по которому контролируются все проектные договоры и заявки на оплату. В любой момент можно получить отчетность по всем платежам и затратам проекта.

Несколько слов о бухгалтерии

В реалиях разумно организованного российского бизнеса, бухгалтерия — это строго сервисное подразделение, генерирующее отчетность для фискальных органов.

Именно в такой парадигме и тесном содружестве с 1С: Бухгалтерией и реализован блок официальной отчетности в решениях Ultimate.

Вот так, в общих чертах, у нас реализован финансовый учет.


Подробнее об используемых компонентах: Ultimate MobileView

Материалы из библиотеки атеиста Powered by Ultima Consulting


Совершенство финансового учета. Без «фиников»

Powered by Сон разума