Управление задачами сотрудников

Управление задачами сотрудников ведется человекозаменяющей управляющей системой предприятия в привязке к объектам учета (документам, контрагентам, складам и т.д.).
Древний бестолковый хлам ("CRM-системы", etc) не нужен.

Знакомьтесь, неизвестная компания № 4.
Как уже говорилось, в силу обстоятельств различной природы некоторые эксплуатанты решений Ultimate ограничивают наши возможности по публикации соответствующей информации.

В данном случае скромность неизвестной компании № 4, оказывающей услуги по администрированию финансовых потоков крупнейшим российским предприятиям, обусловлена как интимностью характера бизнеса, так и многомиллиардным масштабом оного.
Деньги в плане громкости известно чего любят, а уж что прописал доктор приличным деньгам, легко узнать на примере тов. Ходорковского М. Б.

Операции НК4, выполняемые для сотен клиентов силами десятков штатных бухгалтеров и юристов, до внедрения Ultimate “автоматизировались” комбинацией из MS Sharepoint и MS CRM.
Читатели, непонаслышке знакомые с упомянутыми продуктами, кавычкам не удивятся.

В шарепойнте хранилась справочная информация по клиентам: реквизиты, должностные лица, договоры аренды со сроками действия, сканы уставных документов, сканы договоров.
Аналогично с данными сотрудников юрлиц-клиентов.
Структура хранения вложенных файлов — по усмотрению добавляющего сотрудника.

​“Версионирование” непрерывно устаревающего массива документов — ручками.

Управление задачами-поручениями («отправить курьера в налоговую», «открыть счет в банке ХХХ», «заверить копию устава», «зарегистировать увеличение уставного капитала») велось средствами Microsoft CRM: создавались “задачи” — в свободном формате.

Для комплексных “задач”, то бишь, если для исполнения требовалось участие более одного исполнителя, ответственность за нее мигающим образом менялась через пинг-понговое редактирование поля «исполнитель». Со вполне очевидными последствиями в плане орднунга, обязательности и своевременности.

Ordnung в целом зашкаливал: после импорта накопленных данных в Ultimate оказалось, что две трети существовавших к тому моменту “задач” просрочено.




Фотография «после» — когда блистательные продукты, восходящие к седой древности Билла Гейтса, были отправлены на заслуженный отдых, а многообразная деятельность сотрудников НК4 была перенесена на широкие просторы единого информационного поля Ultimate IEM.

Хранение информации о клиентах.
Все изменчивые со временем свойства клиентов (адреса, КПП, виды деятельности, директора, бухгалтеры, учредители, уставной капитал) теперь являются периодическими полями справочника контрагентов. Соответственно, актуальные на запрашиваемую дату данные предоставляются автоматически средствами платформы Ultimate Solid.
Или, говоря по-человечески, при печати счета-фактуры за прошлый год система автоматически подставит актуальные на ту дату фамилии директора/главбуха, адрес и т. д.
В бытность же MS Sharepoint по каждому изменчивому свойству приходилось ручками запрашивать историю изменений через журнал аудита.

Карточка юридического лица
Структура вложенных файлов юридического лица

Структура хранения связанных файлов (сканы и что угодно еще) — жесткая (задается администратором эксплуатанта), с возможностью добавлять папки.
Добавились мелкие удобства в работе со вложениями, как то: выгрузка всех файлов с сохранением структуры, одновременное добавление множества файлов, drag & drop etc.

Механизм управления задачами был спроектирован с нуля.
Абстракция данных Ultimate включает в себя организационную структуру заказчика.
Взаимно-однозначное сопоставление структурных подразделений, людей, в них работающих, и задач, за выполнение которых они являются ответственными.
Список уведомлений о выполнении/просрочке/близком наступлении времени завершения задач (можно указывать должности и/или конкретного сотрудника), ответственные и исполнители.

Для комплексных задач, вместо перекидывания ответственности между исполнителями, теперь используется древовидный аппарат “дочерних” задач неограниченной вложенности, которые исполнитель базовой задачи создает и направляет в соответствующее подразделение компании.
Аппарат контроля исполнения как отдельных подзадач, так и всего “дерева” работает в фоновом режиме.
Изменение сроков выполнения задачи возможно только с согласия автора.

Пример планирования активностей по задаче, их исполнение и результат
Большой фильтр по задачам
Предустановленные фильтры по задачам
Отображение дочерней задачи в мониторе и активности по ней
Пример задачи с описанием

Автоматическая рассылка заявителям, исполнителям, ответственным о просрочке и изменениях статусов задач.
Настраиваемая цветовая визуализация свежести и приоритета задач: просроченные, подходит дата исполнения, срочные.

Что в итоге?
Сокращение количества просроченных задач с 60 % до статистической погрешности. Customer satisfaction, однако, поскольку каждая “задача”, зарегистрированная в системе, есть электронное отражение жизненной потребности заказчика услуг НК4.
Существенный рост производительности труда сотрудников, теперь работающих в одном окне и в единой системе.

Выше освещена относительно небольшая (и далеко не самая интересная) часть общей функциональности внедренного решения Ultimate (остальное — в следующих публикациях), а в целом объем планируемых в 2016 году сокращений человеколюдей НК4 измеряется, скажем осторожно, десятками процентов от общей численности.
При ожидающемся росте объемов бизнеса такого же порядка.

 

Материалы из библиотеки атеиста Powered by Ultima Consulting


Управление задачами сотрудников

Powered by Сон разума