Автоматизация казначейства. Тысяча платежей ежедневно тремя парами рук

Все платежи проходят автоматически.
С гарантированным контролем бюджетных ограничений, достаточности денежного покрытия, и переносом при необходимости на поздние сроки менее приоритетных платежей.
И всеми остальными прелестями железного порядка, насчет которых человеческие казначеи ограничиваются разговорами.

Факторы успеха любой коммерческой организации вне зависимости от ее масштаба лежат, в первую очередь, на уровне стратегии — правильно выбранного рыночного позиционирования для ее продуктов. Во вторую — на операционном уровне: качественная реализация этих продуктов (в широком смысле).

Работа бэк-офиса (к нему мы относим все подразделения, которые напрямую не связаны с исполнением профильных функций организации — уборщиц, бухгалтерию, админов, то же казначейство, о котором пойдет речь ниже, и т.д.), в общем-то, не относится ни к стратегическому, ни к операционному уровню.

Даже самая блестяще организованная бухгалтерия, виртуозно изготовляющая квартальный отчет, не прибавит вам ни копейки прибыли, если аппарат сахарной ваты, который производит ваша компания, неконкурентоспособен. Чистота торгового зала на уровне операционной, обеспечиваемая самоотверженными усилиями талантливых уборщиц в торговом зале магазина, не добавит вам ни одной покупки, ежели ассортимент кривой и цены не рыночные.

Однако, если развернуть ситуацию на 180 градусов, эта же бухгалтерия сильно попортит операционное совершенство и существенно повлияет на бизнес-результаты в ненужную сторону, если ваши клиенты и поставщики будут постоянно сталкиваться с документарными проблемами, а криво «соптимизированная» годовая отчетность приведет к приостановке работы налоговыми органами. В точности так же, приток покупателей, особенно новых, в ваш магазин заметно сократится, если торговый зал будет украшен кучками дерьма с подобающими в подобных случаях стадами летающих жужжащих тварей Божьих.

Возьмем то же казначейство в Юлмарте (которое в сферически-вакуумном случае причисляют к мидл-офису, но мы, с учетом относительно узкого функционала в монопрофильной торговой организации, относим его уверенно в back). Понятно, что помочь оно ничем не может, и так же понятно, что вредить способно не менее гадостно, чем прочие подвиды бэк-офисных подразделений.

Работа казначейства построена на базе сущности «заявка на оплату». Заявки на оплату товарных поставок (на продажу) создаются автоматически после получения товара и всего комплекта необходимых документов — на основе условий сотрудничества с контрагентом-поставщиком, так же зафиксированных в e-Trade.

Заявки на оплату товаров/услуг, закупаемых для внутренних нужд компании, могут генерироваться как автоматически (для регулярных платежей типа аренды, зарплаты и т.д.), так и руками инициаторов.

Каждая заявка на оплату в зависимости от инициатора, офиса, статьи затрат и процента исчерпанности бюджета по ней имеет свой набор подписантов и лист согласования. Подписантов может вообще не быть — так, например, заявки, создаваемые автоматически по приходным накладным от отдела закупки, считаются согласованными в момент создания — поскольку товар уже поступил на склад. Для проектных работ настраиваются собственные маршруты согласований.

Сотрудников, имеющих права инициирования заявок на оплату, в Юлмарте более 800. Участвующих в маршрутах согласования в качестве подписантов — более сотни.

Каждая заявка на оплату имеет обязательные поля ответственных за предоставление бухгалтерских документов и крайний срок. Поля заполняются при создании. Соответственно, бухгалтерия естественным образом имеет автоматически генерируемый список должников по документам, работают автоматизированные рассылки-напоминания должникам. Робот-инквизитор умеет выписывать штрафы и/или блокировать выдачу зарплаты особо злостным документарным должникам. Запуск этого функционала сократил долг по документам (кошмар бухгалтера в любой крупной организации) в 5 раз.

В августе 2013 в функционал мобильного клиента под iOS и под Android было добавлено согласование платежей. Скорость подписания заявок в Юлмарте выросла на 30%.
Экономический эффект в пересчете на год превысил 14 млн рублей.

В любой момент по любому периоду в разрезе офисов, отделов, статей затрат, проектов можно получить информацию сколько оплачено, сколько нужно платить. При наложении этих данных на прогноз по движению денежных средств видны потенциальные кассовые разрывы либо, наоборот, периоды избыточной ликвидности. Эти данные (собственно, как и все отчеты e-Trade) доступны для просмотра на iPad.

Журнал заявок
Заявка на оплату
Бюджет платежей

В случае нехватки наличности для всех платежей этого операционного дня система самостоятельно, в соответствии с приоритетами платежей и настроенными правилами длительности допустимых задержек по контрагентам/статьям затрат, оптимизирует пакет заявок для 100% исполнения, передвигая непокрытые на последующие даты.

В конце цикла одобренные и покрытые заявки автоматически выгружаются в банк-клиент на исполнение.

Согласование платежей на мобильном клиенте e-Trade

В итоге: через казначейство Юлмарта проходит до тысячи платежей каждый рабочий день. Весь поток обрабатывается одним казначеем и двумя операционистами. Да и те, в основном, присутствуют «на всякий случай» — для обработки нештатных ситуация и если кто из товарищей заболевает/уходит в отпуск. Непыльная, в общем, работенка.


Подробнее об используемых компонентах: Ultimate MobileView

Материалы из библиотеки атеиста Powered by Ultima Consulting


Автоматизация казначейства. Тысяча платежей ежедневно тремя парами рук

Powered by Сон разума